あの人だったらこの仕事はとっくに終わらせてるんだろうなぁ…
あの人とは何が違うんだろう？
基本的に仕事が早い人は無駄を省いているよ！
仕事が終わらないのは正しい時間の使い方を知らないだけ！
時短を成功させる３つのステップ
①仕事を振り返って無駄の洗い出し仕事の見極め
- 毎日どこに時間がかかっているのか？を書き出す
- 次の日はどのように対応するのか？を書き出す
- 1週間に１度、仕事でやってみたけど成果には繋がらなかったことを書き出す
とある会社では従業員17万人にこの振り返り作業をやってもらったところ約11%の浪費時間を削減できたという報告があります。
- A,B,Cの仕事を、普段A→B→CとやるところをA→C→Bに変えたら生産性が上がった
- 前日にAの仕事をある程度を目を通しておくだけで、当日◯時間短縮できた
- Aの仕事完了時にCの仕事の確認作業を同時に行なってみた余計に時間がかかってしまった
週５勤務8時間労働で1週間に4時間以上も削減できたことになります！
②やる気が出るのを待つのではなく初動を早められる仕組みを習慣で作る
皆さんはセルフハンディキャップという言葉を聞いたことがあるでしょうか？
自分で成果が出るかわからないとき、自分で課題を行うことを妨げるハンディキャップを作ってしまうことです。
失敗したときに他人への言い訳をするために無意識に行なってしまっているのです。
やらなきゃいけない仕事があるのに無駄にデスク周りの掃除してしまったりするのもその例ですね。
- 仕組み化を行い何も考えずに動き出せる習慣を作る
- すぐに仕事を始められるようにノートやパソコンをすぐ使用できる状態にしておく
- やることを前日に決めておく、その際タスクをできるかぎり細かく設定する
③適切な仕事を選び、早い初動を切った上で時短を意識して行動
そもそもですが、結局なんのために時短をするのか？その目的があるのが大事です。
残業を30時間から10時間に変えれたからといって、その浮いた時間を何に使うかを決めないと無意味です。
時間に余裕ができたからといって、その時間SNSをだらだらみてたら何の意味もありませんからね！
そこから業務の仕組み化と時短術を行いましょう。
何でもかんでも時短すれば良いわけではなく、漫画やテレビは浪費だと思われがちですが、その時間も大事な時間で明日のためのリフレッシュにもなります。
メンタルを整えるような時間もしっかり取り入れましょう！
私も夜はアニメを見ています！
時短テクニック
フィードフォワード
パワポで資料を頼まれた時の資料の時短テクニックです。
「クオリティを下げずに早く作りたい！」「時間かけても無意味だった時イライラする！」
そんな時は完成前の資料を事前に評価してもらって意見をもらいましょう！
そうすることによって修正や差し戻しを減らすことができます！
差し戻しは上司との前提条件や視点が一致していないのが原因
作業者が自己満でいろんな情報を盛り込みが入ってしまい、何時間かけて作った資料も修正が来てしまったら大幅に時間のロスにつながってしまいます。
修正を指示する側にとっても大きな負担になってしまいます。
「上司にイメージは合っていますか？」
「もし相違があれば意見をもらえると助かります」
など問いかけると良いでしょう。
フィードフォワードの効果
65社2.1万人による再現実験にて差し戻しによる作業量が47%減
特に20代の人は89%減という結果になった
差し戻しは夕方が多いのでこれは残業の確率が45%高まることが判明している
シングルタスキング
マルチタスクはタスクの変更時に時間と労力を消費しているため、生産性が低下していることがわかっています。
そのことをタスクスイッチングコストといいます。
マルチタスクを頻繁に行う人は記憶力が低下して注意力が散漫になりタスクを完了させるのに時間がかかってしまっています。
ロンドン大学の研究 マルチタスクを行う人の脳への影響
・脳の情報処理や意思決定をしている灰白質の密度を低下させる可能性がある
・記憶力と注意力が低下して脳の働きにまで影響がある
これからは１つのタスクに集中するシングルタスキングが最適解です。
- タスクを箇条書きにする
- 優先順位を決める
- 優先度の高い順にそのタスクに対して集中的に作業する時間を設定し行う
※タスク中は他に一切手を出さない
45分間集中して作業→5分間休憩を繰り返すサイクルがオススメ
25分間作業→5分間休憩でも可能
※自分なりに一度に集中して作業ができると思った時間を基準に設定すると良い
私たちの脳は一つのタスクに集中的に作業することで、効率的に問題解決ができ、より高品質な結果になります。
しかも、集中力は鍛えれば鍛えるほど向上します！
最後に
いかがだってでしょうか？時間を有効活用するための時短術を紹介しました。
毎日1時間増えたらあなたは何をしますか？
どう使うかで会社での評価や自分のスキルアップで年収UPも夢ではありません！
この記事を読んでいただいた方は少なくとも何か叶えたいことがあると思っています。
他の記事もおすすめなのでぜひ読んでみてください！
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